Фермерское подворье «Лукино» продаёт через интернет-магазин готовую еду и полуфабрикаты. Для того, чтобы отдавать заказы покупателям своевременно и без ошибок c кухонной базы Лукино, в студии дизайна «Разумный подход» была спроектирована система, которая облегчает администраторам, кухаркам и курьерам ежедневную рутину по составлению, учёту и доставке заказов.
В «Разумном подходе» придумали систему, которая увеличила скорость работы, свела к минимуму ошибки при подготовке и упаковке продукции и одновременно проводит в электронной базе данных учёт наличия товаров и обработанных заказов.
Проанализировав работу кухни «Лукино», мы выяснили, что работа на кухне состоит из нескольких видов деятельности, которые могут происходить одновременно и выполняться разными сотрудниками. Виды деятельности можно разделить на три:
Взвешивание, нарезка, затаривание продукции, формирование товара.
Распределение товаров по пакетам, соответствующим заказам.
Передача собранных заказов курьерам.
По первым буквам этих действий мы назвали нашу систему: ФУД-система.
Работа на кухне интернет-магазина фермерской еды физическая, выполняется нелинейно и разными работниками. Исходя из этого, мы нашли такой способ работы с интерфейсом, который не заставляет сотрудников использовать мышь, клавиатуру, планшет или тачскрин.
Работа, учёт товаров и работа с интерфейсом системы осуществляется одним и тем же инструментом — сканером штрих-кодов. Таким образом, сотруднику не требуется выпускать инструмент из рук. Сам интерфейс не требует от сотрудника никаких действий, кроме работы со сканером, а для того, чтобы минимально участвовать в идентификации сотрудника и исправлении ошибок, мы изобрели «штрих-кнопки».
Штрих-кнопки — это штрих-коды, которые в зависимости от состояния системы выполняют соответствующие функции. Штрих-кнопки распечатывают на бумаге и располагают на рабочем месте. Формулировка функций не меняется, поэтому запомнить действия штрих-кнопок интуитивно просто:
Перед рабочим местом висит вертикальный экран, отображающий группу задач. Экран разделен на участки: основное крупное поле отведено под список задач к выполнению, в верхней части история выполненных задач, снизу подсказка о действиях штрих-кнопок, справа полоса прогресса, верхняя плашка отведена под информацию о состоянии системы, сотруднике и времени. Если, выполняя какую-то операцию, поглядывать на экран не удобно, то список можно распечатать на бумаге.
Кратко работа выглядит так:
Сотрудник берет сканер и сканирует свой бейдж, так система понимает, кто принимается за работу.
Этим же сканером сотрудник сканирует штрих-кнопку одного из трех мест работы и система понимает, кто и какие действия будет производить — на экране отображается стек задач из требуемых к подготовке товаров или заказов.
Во время работы сотрудник отмечает принятые в работу товары и заказы сканируя их штрихкоды, печатает новые штрих-коды для новых товаров и новых заказов, чтобы выполнить в любой последовательности список задач, который показан на экране ФУД-системы.
Выполнять задачи можно в любой удобной последовательности, не боясь сделать лишнее, недоделать или переключиться на другое рабочее место. Система подскажет, что ещё остаётся сделать на каждом из рабочих мест. Завершенную задачу сотрудник отмечает, сканируя штрих-код на созданном товаре, на готовом товаре, или готовом к доставке пакете. Благодаря этому система ведет учет выполненного и актуализирует список оставшихся задач.
Все сценарии системы кратко изложенны в 44-страничном руководстве на примере обработки сложного заказа.
Благодаря ФУД-системе:
- Были полностью исключены ошибки и человеческий фактор из конвейерного выполнения задач;
- Появился электронный учёт, при каждом шаге, по каждому товару, действию и исполнителю;
- Чётко обозначились зоны ответственности исполнителей, улучшилось взаимопонимание и повысилась скорость взаимодействия в коллективе.
